برگزاری جلسات , برگزاری جلسه , برگزاری جلسات رسمی و کاری : اگر از دسته افرادی باشید که برای اولین بار قصد داشته باشید به جلسه ی بروید قطعا باید در مورد آن اطلاعاتی داشته باشید تا بتوانید موفق باشید. پیش از هر چیزی باید تعریفی دقیق از جلسه داشته باشیم و همچنین در مورد قانون های جلسه اطلاع داشته باشیم. در ادامه این مطلب به تشریح این جلسه ها و قانون جلسه پرداخته ایم.با گروه تشریفاتی شب آرا نور همراه باشید….

برگزاری جلسات

برگزاری جلسات

فهرست مطالب

برگزاری جلسه چیست ؟

جلسه یک نوع گردهمایی می باشد که در آن 2 یا چند نفر حضور دارند و تلاش می کنند تا به هدفی برسند.می توان اینگونه گفت که جلسه برای رسیدن به اهداف مهم تشکیل می شود.به دلیل اینکه در جلسه ها تصمیم های مهم و روش های اساسی تعیین می شود می توان جلسه را بسیار مهم و با تاثیر به شمار آورد.در هر سازمانی جلسه های مختلفی را برگزار می کند که می توان به موارد زیر اشاره کرد:

برگزاری جلسات تصمیم گیری

این نمونه جلسه ها به جلسه های گفته می شود که قصد دارند در مورد موضوعی تصمیم گیری صورت بگیرد.حال ممکن است این تصمیم بزرگ یا کوچک باشد در هر صورت باید به بهترین شکل اینکار انجام گردد.

در جلسه های که تصمیم گیری صورت می گیرد نباید هیچ فردی تحت فشار باشد و باید نظرات خود را با اختیار خویش بیان کند .پیش از اینکه جلسه ی تصمیم گیری انجام شود باید اطمینان داشت که تمامی افرادی از چگونگی تصمیم گیری آگاه هستند.

 برگزاری جلسات حل موضوع

در هر سازمانی ممکن است مسائل و ابهام های مطرح باشد که نیاز باشد برای حل آنها جلسه های برگزار شود.در این جلسه ها بسیار مهم است که تغییری در وضعیت موجود ایجاد گردد و تا زمانی که این تغییر حاصل نشود مشکل برپا خواهد بود.

برگزاری جلسات اطلاع رسانی و گزارش

برخی از مدیران جلسه های را برگزار می کنند که در آن گزارش کار از کارکنان شان دریافت می کنند و اینکار را برای جلب اعتماد و اطمینان یافتن از انجام کارهایشان انجام میدهند . در هر شرکتی مبادله ی اطلاعات بسیار مهم است و همین موضوع سبب می شود که این جلسه ها بسیار حائز اهمیت باشند.کارکنان در چنین جلسه های می توانند مشکلات خود را مطرح کنند و در مورد آن با مدیران به گفتگو بپردازند و در نهایت سبب بهتر شدن فرآیندهای شرکت یا سازمان میشود.

برگزاری جلسات فکر

جلساتی هستند که با عنوان جلسات فکر یا اتاق فکر مطرح می باشند.این جلسه ها را می توان ابزاری دانست که سبب ایجاد خلاقیت و حل مساله در سازمان ها می شوند. در این جلسه ها افراد می توانند بدون داشتن تنش های رسمی اداره به روش های خلاقانه ، تهیه و تدوین پیشنهادهای سازنده بپردازند.با برگزاری این جلسات می تواند از یکنواختی در سازمان ها و اداره ها جلوگیری کرد.

برگزاری جلسات کاری

برگزاری جلسات کاری

برگزاری جلسات ارزیابی یا جلسات بازخورد

در این جلسه های که در سازمان ها تشکیل می شوند افراد می توانند پیشنهادات و اظهار نظر خود را بیان کنند و در واقع نسبت به جلسه های گزارش دهی می تواند پویایی بیشتری داشته باشد. می توان اینگونه گفت که به دلیل اینکه افراد در چنین جلسه های می توانند مشارکت های لازم را داشته باشند پس بیشتر قابل تاثیر و ارزشمند می باشند. لازم است بدانید که این جلسه ها به صورت برنامه ریزی شده و همچنین سازمان یافته برگزار می شوند.

برگزاری جلسات آموزشی و جلسه های توجیهی

جلسه های آموزشی به جلساتی گفته می شود که در آن ها افراد تحت آموزش قرار می گیرند به عبارتی می توانیم این گونه بگوییم که حضور افراد در چنین جلسه های مانند حضور در کلاس درس است.
همانطور که از نام جلسه های توجیهی مشخص است به جلساتی گفته می شود که در آن افراد را برای انجام یک کار یا فعالیتی توجیح می کنند.

برگزاری جلسات رفع مشکلات

گاهی یک مشکلی در سازمانی به وجود می آید که نیاز برای رفع آن مشکل جلسه ی تشکیل شود و نتیجه ی که از جلسه حاصل می شود ،اجرا می گردد.

برگزاری جلسات ترکیبی

این جلسه ها شامل ترکیبی از انواع جلسه ها می باشد.بهتر است که در چنین جلسه های زمان بندی های مشخصی صورت بگیرد و در هر بخش از زمان به جلسه ی خاص پرداخته شود.

برگزاری جلسات از دید شرکت کنندگان

اگر بخواهیم برگزاری جلسات کاری و غیر کاری را  از دید شرکت کنندگان تقسیم بندی کنیم می توانیم به جلسات درون سازمانی و جلسات برون سازمانی اشاره نماییم.

جلسات درون سازمان :

افرادی که در این جلسه ها هستند جز افراد آن سازمان یا اداره می باشند.

جلسات برون سازمانی :

در چنین جلساتی برخی از افرادی که حضور دارند جز کارمندان، مشاوران سازمان، مدیران سازمان نیستند.

برگزاری جلسات رسمی

برگزاری جلسات رسمی

اعضای تشکیل دهنده جلسات و وظایف آنها

در هر جلسه ی که تشکیل می شود افرادی مختلفی مانند رئیس جلسه، دبیر و اعضای جلسه حضور دارند که هر کدام از آنها خود وظیفه ی داشته اند. رئیس جلسه و دبیر جلسه وظیفه مسئولیت اجرایی و همچنین اداره جلسه را برعهده داشته اند.

1) رئیس جلسه

رئیس جلسه موظف است که علاوه بر اینکه جلسه را مدیریت و هدایت کند ، اجازه ندهد که جلسه از مسیر اصلی خود منحرف گردد و باید برای اعضای جلسه زمانی را مشخص کند تا همفکری و مشورت های لازم صورت بگیرد.اگر قرار بر این باشد که یک تصمیمی بر اساس نظرسنجی صورت بگیرد مدیر هم مثل دیگر افراد جلسه تنها یک حق رای داشته است ولی اگر نظر های موافق و مخالف یکسان باشند ، ملاک اینکه آن تصمیم اجرا شود یا اجرا نشود به رائ مدیر( ارزیابی می شود که مدیر رای موافق داشته است یا مخالف) بستگی داشته است.

2) دبیر جلسه

دبیر جلسه از افرادی است که در برگزاری جلسه نقش مهمی داشته است و البته در پیگیری های قبل و بعد از جلسه نیز بسیار حائز اهمیت می باشد. پیشنهاد می شود که دبیرجلسه فرم را برای خود داشته باشد که وظایفش در آن ثبت شده باشد تا بتواند به خوبی برای انجام آنها اقدام نماید.

وظایف دبیر جلسه

می توانیم این گونه بگوییم که دبیر جلسه وظایفی از قبیل

  1. تهیه دعوت نامه و ارسال دعوت نامه برای اعضای جلسه
  2. ایجاد ارتباط و تعامل با اعضای جلسه در جهت آمادگی آنها برای حضور در جلسه
  3. انجام هماهنگی های لازم برای مکان جلسه
  4. نظارت بر مکان جلسه
  5. تهیه وسایلی که مورد نیاز جلسه است
  6. انجام زمان بندی های مسائل در دستور جلسه ها
  7. اولویت بندی مسائلی که قرار است در جلسه مطرح گردد
  8. تنظیم نمودن صورت جلسه و دریافت امضاهای آن
  9. ارسال نمودن صورت جلسه برای اعضا
  10. پیگیری نمودن نتیجه جلسه
  11. بایگانی نمودن سوابق
  12. اعمال و اعلام نمودن تغییرات جلسه

را شامل می شود.

 

همانطور که در موارد فوق بیان کرده ایم یکی از مهم ترین وظایف دبیر جلسه این است که تغییراتی را که در جلسه مشخص شده اعمال و اعلام نماید.در این باره باید اینگونه گفت که هر گونه تغییری که در جلسه ، زمان ، برنامه ها ، دستور جلسه ایجاد شود باید توسط دبیر جلسه به دعوت شدگان اعلام گردد.

دبیر جلسه باید برای اینکه بتواند وظایف خود را انجام دهد در جلسه حضور داشته باشد و بهتر است جز افرادی نباشد که در نظر سنجی ها شرکت می کند تا اختلالی در وظایف او به وجود نیاید. زیرا ممکن است با حضور در چنین فرآیندهای نتواند صورت جلسه را بخوبی بنوسند و یا نظرات خود را در آن تحمیل کند.

ویژگی های دبیر جلسه

یک دبیر جلسه باید شرایطی را داشته باشد تا بتواند وظایفش را به خوبی به انجام برساند که این شرایط عبارت اند از :

روابط عمومی بالایی داشته باشد

در انجام کارها منظم و دقیق باشد

در خلاصه نویسی مهارت داشته باشد

پیگیر و مسئولیت پذیر باشد

در درک مطالب و نگارش توان بالایی داشته باشد.

برگزاری جلسات رسمی و کاری

برگزاری جلسات رسمی و کاری

3) دعوت به جلسه

دبیرجلسه باید برای اعضای جلسه ، دعوت نامه آماده کند و البته این دعوت نامه مطابق فرم اداره و سازمان ها می باشد. باید در دعوت نامه اطلاعاتی که در رابطه به جلسه است به خوبی نوشته شده باشد تا ابهامی برای اعضای حاضر در جلسه پدید نیاید.
بهتر است دعوت نامه ها به شکل الکترونیکی به دعوت کنندگان ارسال گردد.دبیر می تواند جلسه را به دعوت کنندگان یادآوری کند و همچنین مطمئن شود که فرم دعوت نامه به دست شان رسیده است یا خیر.

4) مقررات جلسه

جلسه ها به صورت کلی دارای قوانین عمومی و خصوصی هستند. قوانین عمومی که برای همه یکی است ولی قوانین خصوصی با توجه به نوع جلسه تعیین می شود.

تعریف قوانین عمومی برگزاری جلسات رسمی

در برگزاری جلسات رسمی نیاز است که تمامی افرادی که در جلسه حضور دارند به قوانین احترام گذاشته و آنها را رعایت کنند.

– باید ساعت برگزاری جلسه به گونه ی باشد که در روند اجرای وظایف افراد اختلالی ایجاد نکند و تا جایی که امکان دارد به این موضوع دقت شود.

– افرادی که برایشان دعوت نامه ارسال می شود باید خودشان در جلسه حضور داشته باشند ولی اگر به هر دلیلی نتوانسته باشند می توانند نماینده شان را برای جلسه بفرستند البته این مورد در صورتی امکان پذیر خواهد بود که در فرم دعوت نامه حضور نماینده بلامانع اعلام شده باشد. گاهی برخی از مدیران ارشد اجازه نمیدهند که کارمندشان در جلسه حضور داشته باشد. در این حالت مدیر ارشد باید به دبیرجلسه این موضوع را اعلام کرد و فرد دیگری را اعلام کند.دبیر جلسه نیز موظف است سریعا موضوع را با مدیر جلسه در میان بگذارد.

– اگر به هر دلیلی مدیران یا رئیس ها یا هر یک از مدعوین نتوانند در جلسه حضور داشته باشد باید پیش از اینکه جلسه شروع

شود و در سریعا زمان اعلام نمایند تا اگر جلسه لغو شد زمان کافی برای اعلام رسانی به دیگر مدعوین وجود داشته باشد.

– اگر هر کدام از مدعوین به دلیل های غیرموجه در جلسه حضور نداشته باشند باید این موضوع به مدیر ارشد گزارش شود.

– در دعوت نامه باید ساعت شروع و پایان دعوت نامه ذکر شود و شرکت کنندگان وظیفه دارند سر وقت حاضر شوند.

– مدعوین پیش از اینکه جلسه شروع شود باید مدارک و اسناد لازم را با موضوع جلسه آماده کنند و با آمادگی لازم در جلسه حضور پیدا کنند.

– در پایان جلسه ، صورت جلسه ی تنظیم می شود که همه ی مدعوین باید آن را امضا کنند و نتایج جلسه بعد از اینکه تنظیم و تدوین شد برای شرکت کنندگان ارسال گردد.

– همه ی شرکت کنندگان در جلسه باید در زمان مشخص وارد جلسه شوند و تاخیری نداشته باشند و اگر هم با تاخیر به جلسه وارد شدند عذرخواهی کنند و تاخیرشان را با مواردی مثل ترافیک ، خرابی ماشین و … توجیه نکنند و تا جایی که امکان دارد این موضوع را تکرار نکنند.

– شرکت کنندگان باید در جلسه دیدگاه ها و نظراتشان را بر پایه استدلال عنوان نمایند و موضوع را از دید موضوع گیریهای شخصی و احساسی مطرح نکنند و جلسه را به سوی حاشیه نبرند.شرکت کنندگان باید سعی کنند که مباحث را به مجادله با یکدیگر تبدیل نکنند و اجازه دهند همه نظراتشان را بیان کنند.

معیار انتخاب میهمانان در برگزاری جلسات

مدعوین جلسه بر پایه چند نیاز انتخاب می شوند که می تواند این نیازها با یکدیگر نیز ترکیب شوند و در نهایت انتخاب مدعوین صورت بگیرد که عبارت اند از :

– افرادی که حضورشان در جلسه می تواند جنبه آموزشی یا کسب تجربه داشته باشد

– افرادی که حضورشان در جلسه می تواند با نظرات و پیشنهادهای ارزشمندشان مفید باشد

– افرادی که می توانند در جلسه حضور داشته باشند و مسیر برگزاری جلسات و مصوبه های آن را با تصمیم هایشان تحت شعاع قرار بدهند.

– هر فردی در جلسه تنها می تواند یک رای را داشته باشد و نباید اجازه صحبت را از دیگران سلب کند.

– اگر واقعا شخصی فکر می کند که حضورش در جلسه موثر نیست و نقش خاصی نداشته است می تواند با دبیر جلسه این موضوع را بیان کند و یا از حضور در جلسه انصراف دهد.

برگزاری جلسه

برگزاری جلسه

تعریف قوانین خاص برگزاری جلسات

پیشنهاد می شود پیش از اینکه از جلسه ی برون سازمانی برگزار شود یک جلسه درون سازمانی شکل بگیرد تا مسئولیت هر شخص معین شود و همچنین شفاف سازی در مورد مسائلی و اهدافی که قرار است در جلسه نهایی لحاظ گردد، صورت گرفته است.

باید افرادی که می خواهند در جلسه های بیرون سازمانی شرکت داشته باشند به ظاهر و آراستگی شان بسیار دقت کنند.

  • افرادی که قرار است در جلسه بیرون سازمانی باشند باید تاییدیه آنها توسط مقام های بالادست انجام گردد تا اجازه حضور داشته باشند.
  •  افرادی که در جلسه حضور داشته اند باید برای اینکه خودشان را به مهمان های ناآشنا معرفی کنند به آنها کارت ویزیتشان را ارائه دهند ولی اگر کارت ویزیت نداشتند می توانند به معرفی خود با نام و نام خانوادگی ، پست سازمانی و … با صدای رسا بپزدازند.
  • افرادی که در جلسه حضور دارند در واقع نماینده گان آن سازمان به شمار می روند پس نیاز است که بین آنها انسجام برقرار باشد و در واقع طرف دیگر مذاکره نباید شاهده مشکلات درون سازمانی و ناهماهنگی ها باشد.
  • افرادی که در جلسه حضور دارند باید صفاتی را داشته باشند که این صفات عبارت اند از :راست گویی و صادق بودن در کلام، رعایت کردن ادب و متانت ، دارا بودن حافظه ی قوی و مسلط به مستند سازی،دارای قدرت شناخت ، دارا بودن شهامت و قدرت در تصمیم گیری ، با قدرت اختیار بودن در تصمیم گیری های جلسه ،دارای توانایی مدیریت زمان ، دارا بودن سرعت عمل مناسب

فنون مذاکره در برگزاری جلسات

یکی از گزینه های که در مذاکره ها و جلسه بسیار حائز اهمیت می باشد فنون لازم است که در ادامه به صورت کلی به آنها اشاره کرده ایم.

  1. جلسه ی که تشکیل می شود باید با رعایت کامل اصول انسانی باشد و همچنین در اداره کردن جلسه این مورد بسیار مهم است
  2. همه ی افراد جلسه باید هر چیزی را که در جلسه گفته می شود به خوبی بشوند
  3. تمامی افراد جلسه باید مسلط به همه ی استانداردهای مذاکره باشند و با آنها به خوبی آشنا باشند
  4. هیچکس نباید در جلسه سریعا عکس العمل منفی از خود نشان دهد
  5. بین حاضرین جلسه باید گردش اطلاعات به خوبی دیده شود
  6. اعتماد در جلسه باید از شروع تا پایان حفظ شود
  7. پافشاری بر روی مسائل غیرمنطقی نباید توسط هیچ کدام از حاضرین در جلسه صورت بگیرد
  8. مذاکره باید به خوبی پیش برود و هیچ مجادله ی صورت نگیرد
  9. همیشه باید سعی کرد که برای هر موضوعی یک راه حل مطرح شود و هیچ مشکلی در بن بست بدون راه حل باقی نمایند
  10. اگر شخصی جلسه را به سمت مجادله می برد سریعا جلسه را از سمت انحرافی بیرون کشیده و به سمت اصلی هدایت کرد.

چه افرادی می توانند در جلسه سبب شوند که مشکل ایجاد شود

قطعا می دانید که در هر جلسه ی افرادی حضور دارند که سبب می شوند جلسه دچار مشکل شود و از مسیر اصلی خود منحرف گردد لذا این افراد نیز دارای دسته بندی های مختلفی می باشند که می توان به موارد زیر اشاره نمود :

  1. افرادی که مداوم با گوشیشان کار می کنند(راه حل : باید به انها تذکر جدی دارد که گوشیشان را خاموش کنند).
  2. افرادی که مداوم پچ پچ می کنند(راه حل : باید در برابر این افراد سکوت کرد و یا در سخنرانی توقف کوتاهی نمود)
  3. افرادی که نقش غوغاگر در جلسه دارند(راه حل : باید در چنین شرایطی برای مقابله با آنها جلب نظر مساعد جمع صورت بگیرد).
  4. مهمل گویان ( راه حل : در چنین شرایطی قطع صحبت و هدایت آنها می تواند موثر باشد و در نوبت های بعدی بی توجهی صورت بگیرد)
  5. پرچانگان و افرادی که زیاد صحبت می کنند(راه حل : قطع صحبت آنها و دعوت از سخنرانان بعدی می تواند موثر باشد)
  6. افرادی که اصلا صحبت و مشارکتی ندارند(راه حل : تکرارموضوع و درخواست اظهار نظر در چنین شرایطی به عنوان بهترین راه کار است)
  7. رئیس ها ( راه حل : قاطعیت در ابرازمصوبه های صورت گرفته )
  8. افراد بی نظم و خود خواهان ( راه حل : در مقابل افراد بی نظم باید در زمان استراحت آنها را در جریان گذاشت و در برابر افراد خود خواه نیز باید آنها به کوتاه کردن صحبت وا داشت)
  9. افرادی که زیاد اصرار می کنند(راه حل : بی اعتنایی مودبانه پس از اظهار نظرشان بهترین راهکار در مقابل آنهاست )

5) صورت جلسه

زمانی که افراد و اعضا در کنار یکدیگر جمع می شوند و مشورت های لازم را انجام میدهند جلسه رسمی صورت می گیرد و تنظیم صورت جلسه یکی از نشانه های تحقق جلسه است و سبب می شود رسمیت جلسه اعلام گردد. در صورت جلسه ی که نوشته می شود خلاصه ی از اظهار نظرها، گفت گو ها و … ذکر می شود.در اصل صورت جلسه را می توان شامل موضوعات مورد بررسی شده ، نظر اعضای شرکت کننده، نتیجه گیریها و همچنین پیشنهادات دانست که همه ی اعضای جلسه نیز آن را امضا کرده اند و در آن موارد زیر وجود داشته است:

  1. زمان و مکان برگزاری جلسه
  2. ساعت آغاز و پایان برگزاری جلسه
  3. شماره جلسه و مشخصات افراد حاضر و سمتشان
  4. دستور جلسه
  5. مطرح کننده موضوع مصوبه که شامل فردی می شود که موضوع را مطرح کرده است
  6. شرح موضوع مصوبه و علت آن
  7. نام مکان اجرای مصوبه و یا سازمان محل اجرای مصوبه
  8. نام مجری و مسئول اجرایی مصوبه
  9. زمان دقیق برای اجرا نمودن مصوبه
  10. نام پیشنهاد دهنده روش اجرا مصوبه
  11. مشخص کردن تکلیف برگزاری جلسه های بعدی
  12. امضای افرادی که در برگزاری جلسه حضور داشته اند.

انواع صورت جلسه

باید بدانید که صورت جلسه ها نیز خود دارای انواع مختلفی هستند که می توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

  1. صورت جلسه های خلاصه
  2. صورت جلسه های مشروح یا صورت جلسه های نیمه مشروح(صورت جلسه های مشروح همه ی وقایع بدون جا انداختن نکته ی و با تمام جزئیات به صورت کتبی تهیه و نوشته می گرددد)
  3. صورت جلسه به شکل فرم(در چنین صورت جلسه های از پیش تر فرم های آماده شده که باید با توجه به اطلاعات خواسته شده ، پر و تکمیل شوند).

برای تنظیم صورت جلسه باید به وسیله دبیر جلسه مطالب جلسه ها و نشست های رسمی تدوین و تنظیم گردند.معمولا دبیر جلسه بدون اینکه در رای دادن حقی داشته باشد در جلسه حضور پیدا می کند و البته که دبیرجلسه باید دارای تجربه ها و اطلاعات کافی در این زمینه باشد.

گاهی در برخی از صورت جلسه های اداری نیازی نیست که همه ی مسائل و مذاکره ها قید شود و دبیر جلسه موظف است که خلاصه ی از هر شخص را تهیه می کند؛ در نهایت با توجه به اولویت بندی ، جمع بندی ، تصمیم های گرفته شده ، مطالب را مشخص و تنظیم می کنند.

بعد از اینکه جلسه به اتمام رسید دبیر در پایان جلسه ، صورت جلسه را برای افرادی که حاضر هستند می خواهند و اگر نیازی بود اصلاحی صورت می گیرد و امضای اعضا نیز گرفته می شود و از صورت جلسه تکثیرهای انجام می شود و به هر کدام از آنها داده می شود.بهتر است در همان جلسه برای اماده سازی صورت جلسه اقدام کرد و اعضا آن را امضا کنند ولی ممکن است بخش های از آن مورد موافقت عضا نباشد یا حتی صورت جلسه امضا نگردد. البته لازم است که همیشه شرکت کنندگان صورت جلسه را امضا کنند ولی اگر نظر دیگری هم داشته باشند با دست خط خودشان در قسمتی از صورت جلسه قید نمایند.

برگزاری جلسه

برگزاری جلسه

6)پیگیری نتیجه های برگزاری جلسه

دبیر جلسه موظف است که نتیجه جلسه را پیگیری نماید و می تواند برای پیگیری مصوبه ها از ابزارهای مثل اکسل استفاده کند.

اگر هر کسی به هر دلیلی وظیفه اش را به صورت صحیحی انجام ندهد یا در زمان مشخص شده آن را تمام کند دبیر باید برای پیگیری علت آن اقدام نماید و همچنین گزارش های را به مدیر جلسه و دیگر اعضای شرکت کننده در جلسه به صورت کتبی ارائه نماید.لازم است همه ی افرادی که به واسطه صورت جلسه وظیفه ی را برعهده می گیرند با دبیر جلسه همکاری های لازم را داشته باشند.

گزارش همه ی جلسه های درون سازمانی و کارکنانی که برای جلسه به بیرون از سازمان اعزام می شوند ، در اولین فرصت به مسئول های بالاتر اطلاع گردد.

قانون های طلایی در برگزاری جلسات کاری

اگر شما هم از افرادی هستید که همیشه دوست دارید جلسات خود را به بهترین شکل ممکن برگزار کنید می توانید از قانون های طلایی در برگزاری جلسات کاری تان استفاده نمایید و قطعا موفق می شوید.در ادامه این متن به معرفی راهکاریهای پرداخته ایم که می تواند به شما کمک کند تا در برگزاری جلسه های کاریتان موفق باشید.

وقت شناسی در برگزاری جلسات

یکی از اصلی ترین مواردی که در جلسه ها باید به آن دقت کنید وقت شناسی است.در گفتن ساعت باید دقیق باشید یعنی اگر ساعت جلسه خود را 11صبح عنوان کرده اید بدون اینکه معطلی پیش بیاید همان ساعت برگزار شود و اگر مدت زمان جلسه 1 ساعت است نباید بیشتر از زمان گفته شده به طول بیانجامد.اگر جلسه ی شما در مورد یک موضوع است و در یک جلسه تمام نشد می توانید ادامه بحث را به جلسه بعدی موکول نمایید.

اگر باید در یک جلسه تصمیمی بگیرید و تنها یک جلسه فرصت دارید باید حتما بر همین اساس برنامه ریزی های را انجام بدهید.قبل از اینکه جلسه را شروع کنید به شرکت کنندگان بگوید تا زمانی که تصمیم گیری صورت نگرفته باید جلسه برقرار باشد. با کم نشان دادن مقدار کار در جلسه سبب گمراه شدن افراد نشوید زیرا زیان های این کار قطعا در کارتان احساس خواهد شد.

2)مشخص کردن علت اصلی برگزاری جلسات

دلیل اصلی برگزاری جلسه تان را مشخص کنید.دقت کنید شما این جلسه را برای آن تشکیل داده اید که با یکدیگر کاری را انجام بدهید.معمولا جلسه های که برگزار می شوند سه هدف اصلی دارند که شامل برقرار ارتباط،اداره کردن و تصمیم گرفتن است.البته برقرار کردن و تصمیم گرفتن بسیار مهم تر از اداره کردن می باشد.

باید بر روی این سه گزینه تمرکز کرد و تصمیم های لازم را گرفت.در جلسه ی که گرفته می شود باید تصمیم ها و نتیجه ها به اطلاع افراد داده شود یا اینکه کاری های که قرار است اجرا شوند تدوین گردند یا یک سری اقدامات برای اجرا تنظیم شوند.در صورتی که به جلسه ی می روید یا جلسه ی را برگزار می کنید که هدفی جز این موارد است وقت خود و دیگران را تلف کرده اید.

3)تحسین در جمع ، انتقاد در خلوت

همیشه این قانون را در ذهنتان داشته باشید که تحسین را در جمع انجام بدهید و انتقاد را در خلوت.هیچ گاه در جمع کسی را انتقاد نکنید و اگر اینکار را انجام دادید سریعا آن را قطع نمایید چون سبب می شود به روحیه افراد لطمه بزنید و آنها را از کار دل زده کنید.

اگر همه ی افراد خود را موظف بدانند که برای کارفرما کار می کنند و در نهایت عضو یک گروه به شمار می آیند و همین موضوع سبب می شود که بسیاری از مشکلات رخ ندهد. قبل از اینکه جلسه تان را شروع کنید به شرکت کنندگان یادآوری نمایید که رئیس جلسه چه کسی است و هدف از جلسه چیست و چه مدت زمانی برای جلسه در نظر گرفته شده است.

البته باید تلاش کرد تا برگزاری جلسه بر روی هدف اصلی پیش برود و مدیریت بر روی موضوعاتی که سبب انحراف مسیر می شوند صورت بگیرد.اگر چنین اتفاقی رخ داد باید بصورت مودبانه ، جلسه را برروی مسیر اصلی ببرید.

4)ساعت برگزاری جلسات رسمی را در ساعت های کاری بگذارید

برگزاری جلسه باید در ساعت مناسبی برگزار شود و اصلا از ساعت های غیرکاری برای برگزاری جلسه استفاده نشود.البته گاهی واقعا ضرورت دارد و ما مجبوریم که این کار را انجام بدهیم.متاسفانه افرادی هستند که در روز های تعطیل یا شب ساعت جلسه را قرار میدهند که این کار واقعا شرم آور است و نشان میدهند که به زندگی دیگران و خودشان اهمیت نمیدهند. البته این افراد جایز مدیریت و اداره کردن نیستند.افرادی که دارای فهم درستی از زندگی نیستند نمی توانند در دنیای امروزه نیز دوام بیاورند.

5)برای تصویب تصمیمات خود دیگران را تحت فشار قرار ندهید.

سعی نکنید برای اینکه تصمیمات خود را تصویب کنید دیگران را تحت فشار قرار بدهید.اگر برای تصویب کارهایتان ، به گروه فشار وارد کنید در واقع کار اشتباهی کرده اید زیرا زیرفشار گذاشتن افکار دیگران برای موافقت کردن با شما کار غیر اخلاقی و حتی غیرقانونی خواهد بود.فشار گروه نیروی توانمندی می باشد.

مخصوصا در جایی که شغل افراد در خطر می باشد.هیچ وقت افراد را از مسیر قانونی یا کارهای غیرقانونی که در شرکت ها انجام می شود ، منحرف نکنید.سازمان یا شرکت هر شخصی دارای یک دسته ارزش می باشد.در صورتی که قانون اخلاق پایبند نیستند این ارزش ها را تغییر بدهید یاشغلتان را تغییر دهید.

6)در جلسه هایتان کار کسی دیگری را خراب نکنید

هیچ وقت در جلسه هایتان ، فرد دیگری را خراب نکنید.هر جلسه می تواند بدون اینکه شخص دیگری را خراب کند برگزار شود و در آن اختلاف نظر ها نیز عنوان شوند.یکی از غیرعقلانی ترین و اشتباه ترین کارها این است که تخریب افراد است. در دنیای کسب و کار امروزی باید بدانید به قدر گذرا است که گذشته دوباره به سراغ شما می آید و با شما روبرو می شود.

ممکن است بدست آوردن یک پیروزی کوچکتان در برابر شکست دیگری در محل شغلی بعدیتان برای شما شرم آور باشد.متاسفانه امروزه شرایط کاری به گونه ی شده است که افرادی دیگران را تخریب می کنند و به خود می گویند که دیگر آنها را نمی بینند و با آنها روبرو نخواهند شد.

اما دقت کنید در بیشتر مواقع برخلاف این تصور شما با افرادی روبرو می شوید که سبب شکست یا تخریبشان شده اید.

7)امور شخصی را از امور کاریتان جدا کنید.

هیچ وقت در جلسه هایتان به خوش و بش کردن با افراد نپردازید البته منظور این نیست که در محیط کاری دوست نباشید بلکه این خوش و بش کردن در شروع و پایان جلسه سبب می شود روابط نرم تر شود.اما بگونه ی باشد که منافعی برای کارهای شما به همراه داشته باشد.

اگر این رفتار(خوش و بش کردن) بیش از اندازه باشد گاهی باید سبب می شود افرادی که به عنوان طرف مقابل رفتارتان نیستند ناراحت شوند.لازم است بدانید که این کار به عنوان فرآیندی نامناسب است که موجب فرسایش روحی خواهد شد پس زندگی خود را از کارتان جدا کنید.اگر متوجه شده اید که در جلسه های کاریتان تمام مراودات شما رخ میدهد باید در زندگیتان تغییری ایجاد کنید.

8)بکار گیری بهترین الگو در برگزاری جلسات

در جلسه های خود از بهترین الگو استفاده کنید یعنی به جای اینکه پادشاهی کنید از دمکراسی استفاده نمایید. هیچ وقت به وسوسه خود که دیگران را بزور با نظرتان قانع کنید، پاسخ مثبت ندهید .همیشه سعی کنید با اقناع کارتان را پیش ببرید و برای جلسه های خود از زورمداری استفاده نکنید.

اگر می خواهید یک دستور را بدهید سعی کنید از رسانه های که در اختیار دارید اینکار را انجام بدهید نیازی نیست برای چیزی که حتما بقیه باید آن را انجام بدهند جلسه بگذارید.

در جلسه های خود همیشه حواستان به افرادی باشد که می خواهند جلسه را در دست بگیرند و کنترل جلسه را اذعان خود کنند البته برخی از افراد به این کار علاقه زیادی داشته اند ولی چون شما مدیر هستید باید از این کار پیشگیری نمایید.

9) مشخص کردن دستور کار برگزاری جلسات

پیش از اینکه جلسه ی شروع شود باید یک دستور کار مشخص برای آن قرار دهید و آن را در اختیار دیگران بگذارید.سعی کنید قبل از اینکه جلسه شروع شود هدف،ماهیت و ساختار جلسه را با خودتان مرور کنید.

شاید در همین حین دستور کار جلسه نیز برای شما به خوبی مشخص شود و شما بتوانید آن را در اختیار دیگران نیز قرار بدهید. اگر اینکار را انجام بدهید در واقع دیگران این فرصت را دارند که پیشنهاد ،طرح و … را نیز اماده نمایند.

بیشتر افرادی که اقدام به برگزاری جلسه می نمایند از افرادی هستند که اعضای جلسه را دست کم می گیرند.

10) لغو جلسه های بی هدف

اگر جلسه های منظمی دارید که هیچ هدفی را دنبال نمی کنند دیگر نیازی نیست آنها را برگزار کنید و یا اینکه نمی توانید دلیل روشنی برای برگزاری شان بیان کنید می توانید برای متوقف کردنشان اقدام نمایید.

دقت داشته باشید که هدف ها تغییر میکنند و دلیل های روشنی که برای برگزاری جلسه ها تعیین می شود نیز از بین می روند و سعی کنید همیشه اولین نفری باشید آن را متوقف می نمایید.همه ی جلسه های ادواری باید ارزیابی ادواری گردند تا معین شود که آیا هنوز هدفی وجود دارد یا خیر.

نکات کلیدی برای برگزاری جلسات رسمی و کاری موفق

1) جلسه هایتان را سر وقت شروع کنید

اولین نکته ی کلیدی که باید به آن دقت کنیم این است که جلسه باید به موقع برگزار شود.افرادی که سر وقت در جلسه حضور داشته اند نباید حتی برای زمان اندکی نیز منتظر دیگر افراد باشند.اگر منتظر افراد بدقول باشید تنها سبب می شود رفتار آنها تقویت شود. در را ببندید و جلسه تان را شروع کنید. افرادی که دیر می اید سبب می شوند دیگران ناراحت شوند و دیگر این اشتباه را انجام نخواهند داد.

2)مشخص کردن اهداف برگزاری جلسات

پیش از اینکه جلسه تان را شروع کنید باید هدف هایتان را تعیین نمایید.اگر می خواهید یک دستور کاری در این رابطه بنویسید می توانید آن را به بهترین شکل و کوتاه تنظیم کنید تا دستورالعمل های طولانی سبب خستگی و بی حوصلگی اعضای تیم نشود.

3)تا جایی که ممکن است تعداد افراد حاضر را کم کنید

فراموش نکنید که گروه های که بزرگ هستند سبب می شود برخی از اعضا تنها نقش تماشا گر داشته باشند ولی شما تلاش کنید در یک جلسه افراد حاضر را حداکثر 5 تا 7 نفر کم تر کنید.

4)از برگزاری جلسات طولانی بپرهیزید

تلاش کنید جلسه های خود را برای 30،45 دقیقه یا حتی برای 15 دقیقه برنامه ریزی نمایید. هرچقدر شما در برنامه ریزی زمانتان موفق تر باشید می تواند روز پربار تری را تجربه کنید.بیشتر مواقع ، زمانی را که برای انجام کاری پیش بینی می کنید آن زمان واقعی برای انجامش خواهد بود. یک ساعت بر اساس تقویم های Gmail یا Outlook می تواند زمان پیش فرض انجام کارها به شمار بیاید.

5)از تمام افراد انتظار داشته باشید که با شما همکاری کنند

در همه ی شرکت های موفق در صورتی که در بحث های صورت گرفته در جلسه ها شرکت نکرده باشید دیگر دعوت نمی شوید.اشتراک گذاشتن ایده ها و فعال بودن ، امری لازم به شمار می رود.

6)اقدام به ساخت پاورپوینت های متفاوت کنید

اگر می خواهید یک ارائه بصری زیباتر داشته باشید میتوانید از پاورپوینت های زیبا استفاده نمایید. به جای اینکه از کلمات زیادی استفاده نمایید تصویرها را فراموش نکنید.در ارائه هایتان استفاده از قانون توییتر کاملا منطقی محسوب می شود ، بیشتر از 140 کاراکتر را در یک اسلاید استفاده نکنید. ایده ال تر این است که در ارائه هایتان تصمیم هایتان را به صورت خلاصه بیان کنید و با قدم های بعدی به اتمام برسانید.

7)برای ملاقات هایتان جایی دیگر از سالن کنفرانس را در نظر بگیرید

یک ایده مناسب برای تیم های کوچک این است که جلسه های خود را خارج از سالن کنفرانس برگزار نمایند. البته می توانید در زمان جلسه قدم بزنید تا در فضای ازاد بنشینید.اگر بتوانید برای ملاقات های تیمی از روش های مناسبی استفاده کنید می توانید ایده های بهتری را از اعضا بدست بیاورید.قطعا حضور در چنین جلسه های می تواند بازدهی بیشتری نسبت به زمانی داشته باشد که افراد در یک اتاق حضور دارند و جو کسل کننده و خسته کننده بوده و اعضای منتظرند تا جلسه به اتمام برسد.

چگونه می توانیم به بهترین شکل ممکن جلسات کاریمان را مدیریت کنیم؟

قطعا شما هم می دانید که مدیریت کردن کار سختی است و برای اینکه بتوان جلسات را مدیریت کرد به شرایط و برنامه ریزی های مختلفی نیاز می باشد.اگر شما هم در هفته جلسه های زیادی را برگزار کنید سبب می شود در کل هفته نتوانید کارهای دیگری را انجام بدهید و با کلی کار عقب افتاده روبرو خواهید شد.

اما برای اینکه شما بتوانید میزان بهره وری از جلسات خود را به حداکثر برسانید باید بین زمان جلسات و میزان همکاری و بهره وری تعادل برقرار کنید تا به ایجاد جلسات برسید .اگر شما بتوانید میزان جلسه های هفتگی خود را مدیریت کنید قطعا در کسب و کارتان موفق می شوید و به کلید موفقیتان رسیده اید.

تا چه میزانی از زمانتان را به جلسه هایتان اختصاص می دهید؟

به صورت میانگین در هفته برای برگزاری جلسه ها و شرکت در آنها حدود 12 ساعت زمان نیاز است.البته کل این زمان مفید نیست و مقداری از آن با بیحالی اعضای حاضر در جلسه ، کندبودن اینترنت، قطعی آن و مسائلی از این قبیل هدر می رود.

می توان یک جلسه 38 دقیقه را اینگونه آنالیز کرد

8دقیقه = احوال پرسی

13دقیقه = حواس پرتی و وقفه ها

17دقیقه=زمان مفید

البته این امکان وجود دارد اتاق های جلسه هم مشکلاتی را داشته باشند به همین دلیل باید پیش از اینکه جلسه شروع شود مسائل مختلفی مثل اتصالهای اینترنت و سرعت آن ، کیفیت اتاق جلسه بررسی شود تا راندمان جلسه افزایش یابد.
اهداف روشنی را تعیین کنید.

سعی کنید در جلسه های که برگزار می شود بیشتر گوش بدهید.هیچکس دوست ندارد در همه ی هفته ی فقط از شما دستور بشوند. یک مدیر طراحی با نام Alex France می گوید که در برنامه ریزی برای جلسه ها تقریبا به همان میزان برگزاری جلسه زمان هدر می رود.

شما باید پیش از اینکه جلسه را برگزار کنیدهدف تان را مشخص نمایید . تنها یک ایمیل برای هماهنگی تمام کارکنان برای یک هدف لازم است که آن ایمیل شامل دستورالعمل های است که به جلسه مرتبط می شود.

آیا زمان برای بررسی فن آوری وجود دارد؟

جلسات می تواند به شکل های مختلفی برگزار شود. ولی امروزه با گسترش اینترنت سبب شده تا بسیاری از جلسات به صورت تلفنی و آنلاین برگزار شوند. تماس های کنفرانسی به عنوان روشی جدید نیستند ولی می توان گفت که کنفرانس های ویدئویی و دیگر ابزارها به عنوان روش های جدیدی تلقی می شوند.

زمان یکی از اصلی ترین موضوعاتی است که فارغ از نوع جلسه(مجازی یا واقعی) برای ما مهم است. با اینکه هنوز هم از کنفرانس های تلفنی استفاده می کنیم ولی لازم است دیگر روش های قدیمی جای خود را به روش های جدید بدهند.

گزینه های جدید می تواند سبب شود که شما جلسه های مفیدتری داشته باشید.استفاده از فناوری های جدید می تواند جلسه های شما را بدون استرس یا استرس کمتر کند و همچنین میزان بازدهی جلساتتان را بالا ببرد.

حدود 51 درصد از کارمندانی که دوست دارند جلسه های بهتری داشته باشد تمایل دارند جلسه شان را با یک دکمه آغاز نمایند، 44 درصد فناوری های جلسه های بی سیم را ترجیح می دهند و 44 درصد میخواهند به صورت یکپارچه فناوری جلسه شان در دستگاههای متفاوت باشد و 40 درصد نیز می خواهند در مکان های متفاوتی با همکارانشان به شکل ساده تر کنفرانسی حضوری داشته باشند.

برگزاری جلسات

برگزاری جلسات

همکاری شاه کلید موفقیت در برگزاری جلسات

پیش تر ها بدین صورت بود که رئیس یک شرکت یا موسسه دستوری را می داد و منتظر می ماند تا بقیه آن را انجام بدهند ولی اکنون دیگر شرایط متفاوت شده است و مانند گذشته ها نیست.

امروزه جلسه های زیادی به عنوان یک تیم تشکیل می شود تا اعضا بتوانند با هم اندیشی خود راه حل های را برای برطرف کردن مشکلات بدست بیاورند و در نهایت هر فرد در بخش پروژه ی خود به صورت جداگانه ی گزارشی را به رئیس میدهد.بیشتر جلسه های امروزی در مورد استفاده بهتر از ابزارهای می باشد که در دسترستان هستند.

نگهداری کردن اسناد در قسمت های که هر کسی در پروژه تواند به آنها دسترسی داشته باشد را می توان یک عامل مهم در صرفه جویی زمان دانست. به همین دلیل اطمینان خاطر کنید که همه آموزش های لازم را دیده اند تا برای کار کردن روی پروژه از ابزارهای مشترک استفاده نمایند.زمانی که پروژه ها هموارتر باشند می توان جلسه های مفیدتر و مناسب تری را نیز تشکیل داد.

نحوه ی برگزاری جلسات به سبک نوین

امروزه در جلسه ها از فناوری های جدید استفاده می شود که می توانند سبب شود جلسه های از راه دور بسیار مفید از گذشته باشند و همچنین مناسب تر باشند.عوامل متعددی مانند تخته های تعاملی ، اشتراک گذاری بر روی صفحه و فن آوری نقشه برداری ذهن می تواند کمک کند تا تمامی کارکنان بصورت هماهنگ و منظم در یک مسیر آینده قرار گرفته شوند.

یک راهکار بسیار عالی می تواند اشتراک گذاری صفحه باشد که برای مطمئن شدن از اینکه دیگر همکاران نیز در همان زمان به اطلاعات مشابه دسترسی داشته باشند ، این با وجودی می باشد که تخته تعاملی و نقشه برداری ذهن نیز می تواند کمک فراوانی به تجسم آنچه در ذهنتان در مدت زمان همکاری فعال است ، نماید.

مدیریت جلسه ها را می توان چیزی فراتر از نشان دادن یا گوش دادن در همه ی وقت دانست. برنامه ریزی آینده در جلسه های کاری صورت می گیرد و سبب می شود همکاری و تعامل کاریتان بسیار کارآمدتر و موثر شود. اقدام به تنظیم اهداف روشن نمایید و برای استفاده از فناوری های جدید ابزارهای تان را ارتقا بدهید و قطعا با این عمل ها موفقیتی در روند کاریتان مشاهده می کنید.