برگزاری ایونت , اجرای ایونت , برگزار کننده ایونت , برگزاری رویداد : برگزاری ایونت یا برپایی یک رویداد می تواند راهی باشد که نظر مشتریان جدید را جلب کرد و همچنین سبب شد تا رابطه ی که با مشتریان گذشته داشته اید تحکیم شود. در ادامه با گروه تشریفاتی شب آرا نور همراه باشید…

حال یک رویداد می تواند شامل یک کنفرانس برای مدیران مرتبط ، مهمانی برای بهترین مشتریان و … باشد که در نهایت سبب می شود کسب و کار مطرح شود.

گاهی برگزاری ایونت و رویداد سبب می شود که ما دچار استرس و اضطراب شویم ولی اگر بتوان در قسمت های مختلف همکاری های لازمی را برقرار کرد قطعا خواهیم توانست بهترین رویداد را برگزار نماییم.

اجرای ایونت

اجرای ایونت

برای اینکه بتوان ایونتی که خلق می کنید تاثیربیشتری داشته باشد نیاز است که در همان اول پروژه پروموشن و سمپلینگ برقرار باشد به بیانی ساده منظور در دستور کار قرار دادن برقراری و ایجاد ارتباطی مثبت و ماندگار در ذهن مصرف کننده می باشد. البته اینکار باید توسط برگزار کننده ایونت و افرادی انجام شود که آموزش دیده اند و دارای تجربه و تبحر کافی در این زمینه باشند.

انواع برگزاری ایونت و برگزار کننده ایونت

برگزاری ایونت به عنوان یک شاخه اصلی و مرجع است که می توان بقیه فعالیت های فروش را به عنوان زیر شاخه های برای آن دانست:

  • اجرای ایونت و پروموشن
  • – برگزاری ایونت همراه سمپلینگ و پروموشن
  • – اجرای ایونت و سمپلینگ
  • – اجرای ایونت همراه با اسپانسرینگ
  • – اجرای ایونت با همه ی فعالیت های ترویجی تبلیغاتی مثل پروموشن و … که قادر اند قدرتی مجموعه کارکردهای عظیم اثر بخش را نشان دهند.

نکات مهم برگزاری ایونت , اجرای ایونت , برگزار کننده ایونت

۱) هدف برگزاری ایونت را تعریف کنید

پیش از اینکه بخواهید اقدامی را انجام بدهید باید هدفتان را مشخص کنید و برای رسیدن به هدف تان باید راهکارهای اساسی را تعیین نمایید. هدفتان چیست؟ می خواهید معروف شوید یا رسانه های منطقه ی را جلب کنید و ….

۲) حوزه فعالیت برگزاری رویداد

شما باید مشخص کنید که حوزه فعالیت رویداد شما چیست.سعی کنید با تجربه های که دارید این مقیاس را تعیین نمایید. در صورتی که شما برای نخسین بار می خواهید ایونت را برگزار نمایید نیازی نیست یک کنفرانس برای صد نفر در یک تالار بزرگ بگیرید می توانید با یک ورکشاپ یک ساعته در دفتر کارتان به هدفتان برسید.مراسم شما می تواند همراه با سخنرانی ، فعالیت های سرگرم کننده یا …. باشد.

۳) برای دعوت مخاطبان خود از برگزاری ایونت استفاده نمایید

زمانی که شما هدف و حوزه فعالیتتان را تعیین کرده اید می توانید برای خودتان مشخص کنید که چه کسانی مخاطبان شما هستند.ایوند جز ابزارهای است که خوش دستی و راحت بودن شما را همراه خواهد داشت و برای ثبت نام شرکت کنندگان نیز امکاناتی را به همراه خواهد داشت.

۴)زمان بندی صحیح برگزاری ایونت

اگر می خواهید موفق شوید باید بتوانید زمان بندی رویداد خود را به خوبی انجام بدهید. تعطیلات و مناسب های سالیانه را باید در نظر بگیرید چون ممکن است این موارد تداخلی با رویداد شما داشته باشند که می توانید حتی از این تداخل استفاده نمایید.
یکی از مسائلی مهمی که در رابطه با زمان بندی وجود دارد این است که برای رسیدن دعوت شدگان به مراسم زمان لازم وجود داشته باشد و همچنین باید در نظر داشت که چه زمانی نیاز است تا این رویداد آماده گردد.

برگزاری ایونت

برگزاری ایونت

۵) انتخاب برگزار کننده ایونت

باید برای خودتان مشخص کنید که چه کسی قرار است مراسم شما را برگزار کند . برگزار کننده ایونت می تواند خود شما یا کارکنان ارشد شما باشد . برگزار کننده ایونت باید توانایی این را داشته باشد مسائل کلی و جزئی را مدیریت کند و برای رسیدن به نتیجه دیگران نیز به او کمک کند. زمانی که برگزار کننده ایونت از وظایف خود آگاه باشد می تواند رویداد و مراسم تان را بدون هیچ مشکلی برگزار کند.

۶) پیش بینی های لازم را انجام بدهید

قبل از اینکه برگزاری ایونت انجام شود باید همه ی اعضا کنار یکدیگر جمع شوند و همه ی مراسم را پیش بینی کنند.می توان تصویرسازی کاملی صورت بگیرد تا هر کسی از وظیفه ی خود تصویری دقیق داشته باشد و همچنین به این وسیله می توان تخمین زده شود که در هر قسمتی چه میزان نیروی انسانی نیاز است.

۷) برای مدیریت کارها می توانید از تسکولو استفاده نمایید

پس از اینکه مراحل قبلی را انجام داده اید حالا خواهید توانست در تسکولو یک پروژه برای ایونت تان بسازید. سعی کنید پروژه را به بخش های کوچکتری تقسیم نمایید.مشخص کنید که انجام هر قسمت باید توسط چه کسانی صورت بگیرید.برای هر قسمت زمان پایانی را نیز در نظر بگیرید.

۸) بودجه ایونت را تنظیم نمایید

در این مرحله وقتی شما رویداد را به صورت دقیقی بررسی کرده باشید قطعا متوجه می شوید که مخارج آشکار و پنهان کدام هستند و اگر نیاز به مخارج زیادتری باشد که از دسترس شما بیرون است می توانید به تامین منبع های دیگری فکر کنید.شما با توجه به نوع ایونت خود می توانید از شرکتی دیگر ، اسپانسر و … برای تامین هزینه هایتان استفاده نمایید.

برگزاری رویداد

برگزاری رویداد

۹) یک نقشه کسب و کار تهیه نمایید

طرح کسب و کار شما با توجه به نوع رویدادی که شما می خواهید برگزار نمایید می تواند شامل ارسال نامه ، ایمیل ،ثبت نام و … باشد.رسانه های محلی برای اینکه دیگران را آگاه کنید بسیار ضروری می باشند.

سعی کنید توجه رسانه های اینترنتی و گزارشگران را جلب نمایید تا آنها نسبت به این رویداد جلب نمایید تا گزارشی مرتبط با این ایونت را تهیه نمایند. به صورت رسمی از آنها دعوت کنید تا مراسم شما را پوشش بدهند.عمومی کردن جزئیات این رویداد می تواند منجر به این شود که برای کسب و کار شما تبلیغ دهان به دهان صورت بگیرد.

۱۰) ایجاد سر و صدا

اگر می خواهید مخاطبان خود را بشناسید می توانید از شبکه های اجتماعی کمک بگیرید و در رابطه با رویدادی که دارید در آنها مطالبی را منتشر نمایید. پس از اینکه مراسمتان را نیز اجرا کردید تصاویر و اطلاعاتی در این باره در این شبکه ها به اشتراک بگذارید و به دیگران مراحل آماده سازی را نشان بدهید.

شما می توانید از این طریق به جلب مشتری بپزدازید.بالا نگه داشتن انرژی رسانه های اجتماعی بسیار به شما کمک خواهد کرد و بهتر است در طول برگزاری ایونت شما محتویات مرتبط و خبرهای در مورد مراسم را نیز نشر دهید.
در چنین شرایطی شما می توانید یکی از کارمندان را مسئول کنید تا انتشار توییت و عکس و کلیپ را انجام بدهد.

۱۱) بازار یابی را فراموش نکنید

برای اینکه محصولات خود را به حاضران معرفی کنید باید راهی را پیدا نمایید. راه های مختلفی در این رابطه وجود دارد که می تواند مشتریان را ترغیب کند تا از شما خرید کنند مثل کارت ویزیت، بن های تخفیف ، بروشورها ، اشانیتیون محصول ، کارت هدیه و …
یکی از کارهای که به سادگی می تواند امکان پذیر باشد این است که از شرکت کنندگان ، شماره تماس و راه ارتباطیشان را دریافت کنید. مثلا می توانید از آنها بخواهید کارت ویزیتشان را در یک جعبه مخصوص مشخص شده بیاندازند یا آدرس ایمیلشان را روی برگه های دریافت بن تخفیف یا در یک فرم بنویسند.

۱۲) مثبت بودن را به یاد داشته باشید

بایدخودتان را برای روز رویداد آماده کنید و فراموش نکنید شما نمی توانید تمام برنامه های ریزی های لازم را برای احتمالات انجام داده باشید پس اگر اشتباهی به وقوع بپوست ، نگرش شما به عنوان اصلی ترین موضوع خواهد بود اگر نگرش مثبتی را بکار بگیرید قطعا این انرژی به مهمان های شما منتقل می شود مثلا اگر صندلی برای نشستن برای آنها کم باشد آنها ناراحت نشوند.سعی کنید هر اشتباهی را که بدون پیش بینی شما برایتان اتفاق می افتد را به عنوان درسی برای اینده به شمار بیاورید و از آن تجربه کسب کنید.

۱۳) پیگیر باشید

زمانی که رویداد به پایان رسیده است به این معنا نیست که کارتان تمام شده است. در واقع این شروع کار شماست.از همه ی افرادی که در مراسم تان حضور داشته اند به گونه ی تشکر کنید می توانید بن تخفیف به آنها بدهید و …
از آنها درخواست کنید تا به رویداد شما نمره بدهند و می توانید نقاط قوت و ضعفتان را از این نمره ها مشخص نمایید.

برای خودتان تخمین بزنید که چقدر به هدف تان رسیده اید و چقدر سبب جذب مشتری شده اید؟

چند نفر از افراد حاضر در ایونت در ماه های بعدی از شما خرید کرده اید؟

سعی کنید با ملاک های که دارید سبب پیشرفت خودتان شوید.پس از مدتی می بینید که این رویدادها چقدر در کسب و کارتان برای شما مفید بوده اند.

پس از اینکه شما نسبت به راهکارها و نکات آگاهی کاملی داشته باشید باید اقدام کنید و کسب و کارتان را به دیگران معرفی نمایید.

برگزاری ایونت

برگزاری ایونت

برگزاری ایونت موفق چه ویژگی های داشته است؟

باید بدانید که یک ایونت چه بزرگ باشد و چه کوچک ، بلکه هدفی را دنبال خواهد کرد که برای رسیدن به آن هدف طراحی شده است.برگزاری ایونت باید به عنوان یکی از اجزای اصلی راهبرد بازاریابی سازمان شما به شمار بیاید. شما می توانید در ایونتهایتان کمک های مالی را نیز جمع آوری کنید و البته خدمت های جدیدی از سازمانتان را معرفی نمایید و با ذینفعان سازمان ارتباط حضوری داشته باشید و حتی گاهی از آنها بازخورد را دریافت نمایید.

شما کافی است برای برگزاری ایونت موفق ، تمامی مراحلی را که در ادامه گفته شده شامل مرحله قبل از برگزاری ایونت ، در زمان برگزاری ایونت ، پس از ایونت را انجام بدهید. دقت کنید که برگزار کردن یک ایونت خیلی کار ساده و راحتی نیست ولی اگر شما بتوانید تمامی مراحلی را به خوبی بشناسید و تقریبا همه چیز را پیش بینی کنید چیزی از قلم نخواهد افتاد و شما موفق می شوید که برگزاری ایونت تان را بدون هیچ مشکلی برگزار نمایید .

مرحله اول ( اقدامات لازم پیش از اجرای ایونت )

۱- آماده سازی مقدمه

اهداف ، برنامه ریزی، فهرست ها ، پیگیری

اهداف

باید هدف های خود را مشخص کنید که چرا می خواهید ایونت را برگزار نمایید.

برنامه ریزی

برنامه ریزی کردن هر امری مهم است و می تواند بسیار به شما کمک کند ، در ایونت نیز همین گونه است. ۶ تا ۸ هفته پیش از اینکه ایونت را اجرا کنید باید برنامه ریزی نمایید و روز ایونت را نهایی نمایید.

فهرست ها

اقدام به تهیه فهرست مهمان های خود نمایید، باید بدانید که این کار بر اساس اهداف ایونت شما صورت می گیرد. بعد از اینکه فهرست را تهیه کردید حال باید دعوت نامه ها را ارسال نمایید.

پیگیری

آمار مهمان های را که ثبتشان کرده اید داشته باشید و یک روز قبل از زمان برگزاری ایونت باید یک ایمیل یادآوری را برای شان ارسال نمایید.

۲- تبلیغات

همه ی ما می دانیم که هیچ کاری نیست که بدون تبلیغات رونق بگیرد و تبلیغات به عنوان یکی از اصلی ترین کلیدهای است که شما باید آن را همیشه در اولویت کارهایتان قرار بدهید.در ایونت نیز از طریق راهکاری های زیر تبلیغات خود را انجام بدهید.

ایمیل

برای مهمانان خود یک ایمیل یا پیامک بفرستید تا آنها تاریخ ایونت را در تقویم هایشان ثبت کنند.

اطلاعیه

بر روی شبکه های مجازی ، اطلاعیه را مرتبط با ایونت خود انتشار دهید.

استفاده از کد

می توانید روی همه ی بروشورهای مرتبط با ایونت تان یا روی دعوت نامه ها از یک کد کیوآر استفاده نمایید.

استفاده از یک ویدئو کوتاه

یک ویدئو کوتاه در رابطه با ایونت تان بسازید و آن را در یوتیوب و دیگر شبکه های مجازی انتشار بدهید.

خبر رسانی

روی وبلاگ یا تارنمای خود خبررسانی های در مورد ایونت تان انجام بدهید و یک دکمه را تعیین کنید تا ثبت نام به وسیله ی آن میسر گردد.

انتشار اطلاعیه بر روی دیگر تارنما ها: اطلاعیه های مرتبط با ایونت تان را روی دیگر تارنماها نیز منتشر نمایید.

برگزاری ایونت

برگزاری ایونت

۳- از طریق شبکه های اجتماعی تبلیغات کنید

– در تمامی جاها باید لینک ایونت را برای همه ی کاربران فراهم سازید

– برای اجرای ایونت خود یک هشتگ انتخاب کنید و روی شبکه های مجازی از این هشتگ استفاده نمایید

– پیش از اینکه اقدامی را انجام بدهید باید محتوایاتی را در قالب فیس بوک و توییت آماده کرده باشید تا کارمندان قادر به استفاده ازآنها باشند.

– روی شبکه های اجتماعی یک شمارش معکوس برای روز برگزاری ایونت تان قرار بدهید مثلا تا برگزاری ایونت ۸ روز باقی مانده است

– در پیام های که منتشر می کنید از عکس استفاده کنید. این عکس ها حتما باید جذابیت داشته باشند و همچنین می توانید از تصویرهای که به ایونت گذشته تان مرتبط است استفاده نمایید.

– برای اطلاعیه های ایونت می توانید از تبلیغات پولی فیس بوک استفاده نمایید.

– برای ارسال دعوت نامه ایونت افرادی که عضو شبکه سازمان هستند از لینکدین استفاده نمایید.

۴- پیشرفتتان را اندازه گیری کنید

پیگیری ایمیل ها

به صورت مداوم بررسی نمایید که چه کسانی ایمیل هایشان را چک کرده اند.

بررسی لازم در رابطه با ثبت نام

بررسی نماید که چه تعداد تا کنون برای ایونت ثبت نام کرده اند و پس از آن تصمیم بگیرید ثبت نام تا چه تاریخی باشد.

بررسی شبکه های اجتماعی و تارنماها

باید بررسی نمایید که از هر کدام از شبکه های اجتماعی ، مجاری های ارتباطی و تارنماهای دیگر سازمان ها و … چه تعدادی برای ایونت ثبت نام نموده اند.

مرحله دوم (در طول برگزاری ایونت)

۵) روز برگزاری ایونت

– افرادی را که پیش تر ثبت نام را انجام داده اند پذیرش نمایید.

– روی وبلاگ یا تارنمایی خود گزارش زنده از ایونت تان را به نمایش بگذارید. با مهمان های خود گپ بزنید و سعی کنید اطلاعات مفید را از آنها دریافت نمایید.

– همزمان وقتی ایونت شما برگزار می شود باید عکس های را بگیرید و سپس روی شبکه های اجتماعی سازمان به اشتراک بگذارید.

– فیلم برداری از تمام مراسم را فراموش نکنید. در مورد مهمان های خود و آنچه با آنها صحبت کرده اید حتما یادداشت برداری را انجام بدهید تا در فرصت های آینده پیگیری های لازم را به عمل بیاورید. همچنین توصیه می شود که کارت ویزیت مهمان های خود را نیز دریافت نمایید.

مرحله سوم (پس از پایان برگزاری ایونت)

۶)پیگیری های پس از برگزاری ایونت

– فراموش نکنید که از مهمان های خود بابت اینکه در برگزاری ایونت شما حضور داشته اند تشکر کنید. برای افرادی که در ایونت شما حضور داشته اند یک نظر سنجی ارسال کنید .

– برای افرادی که نتوانسته اند در ایونت شما شرکت داشته باشند مجموعه ی از اطلاعات، عکس ها و فایل های آرشیوی را قرار بدهید.

– از همه ایونت خود یک کلیپ کوتاه بسازید و انتشار دهید.

– شما می توانید به وسیله آمار نظر سنجی ها ، پوشش های رسانه و… میزان موفقیت خود را در این ایونت بررسی نمایید. البته برای بررسی این موفقیت ، معیارهای تاثیرگذار دیگری نیز وجود داشته است که می توانند مورد استفاده قرار بگیرند.

در پایان برگزاری رویداد باید بدانید :

دقت داشته باشید که شما می توانید به وسیله ایونتی که به خوبی و به بهترین شکل برگزار شده است سبب شوید تا انرژی مضاعفی به کسب و کار شما تزریق شود و به بیانی دیگر شما بهترین کار را برای کسب و کارتان انجام داده اید. شاید زمان زیادی باشد که عده ی در فکر باشند که شما دقیقا چه کاری را انجام میدهید و شما با انجام رویداد به عنوان یک محرک در این زمینه عمل کنید و سبب شوید که سازمان یا کسب وکارتان زنده شود و ارتباط با مشتریان خود را به انجام برسانید.

زمانی که شما در مورد رویدادتان اطلاعاتی را شامل تاریخ ، زمان ، موقعیت فیزیکی و زمینه های تخصصی و … منتشر می کنید موجب می شوید که در ذهن مخاطبانتان جایگاهی را ایجاد نمایید و در ذهنشان ماندگار شوید و بعد از آن باید شما مراجعه دوباره خودتان را به آنها آسان نمایید تا آن در برنامه ها و جشن های شما نیز شرکت داشته باشند.

استفاده از نوشته های جذاب و اعلان های زیبا سبب می شود آن دسته از افرادی که تراکت شما بدستشان رسیده راحت تر شما را پیدا نمایند و دیگر افرادی که از نزدیکی شما عبور می نمایند علت جمع شدن و حضور دیگران را در محل کسب و کارتان بدانند.

برگزار کننده ایونت

برگزار کننده ایونت

برگزاری ایونت از نظر علم تبلیغات

ایونت از نظر علم تبلیغات و بازاریابی دارای معنی و مفهوم های متعددی است و از نظر لغوی می توان معنی اتفاق ، پیشامد یا رویداد را برای آن در نظر گرفت.

ایونت در اصل پدید آوردنده یک رویداد می باشد که به عنوان یکی از اجزای راهبردی بازاریابی سازمان به شمار می رود.بازاریابی رویدادی را می توان به عنوان یک راهکار تبلیغاتی به حساب بیاوریم که می تواند سبب شود که بین شرکت ها و مشتریان شان ارتباط موثر و مثبتی پدید بیاید و این ارتباط در گردهمایی های خاصی مثل نمایشگاه های فصلی کالا، کنسرت ها ، مسابقه های ورزشی ، اسپانسرینگ فیلم ها و رویدادهای هنری و … به وجود می آید.

در چنین بازاریابی های ، کسب و کارها تلاش می کنند که گردهمایی های سرگرم کننده ی مثل رقابت ها ، نمایشگاه ها و مهمانی ها برگزار کنند تا بتوانند از طریق ارائه کردن رایگان نمونه محصولات به مشتریان دسترسی مستقیم پیدا نمایند و همچنین یک ایونت تاثیرگذار را خلق نمایند.

این عمل بسیار کارآمد می باشد زیرا سبب خواهد شد تا علاوه بر اینکه مصرف کنندگان با تجارت شان درگیر شوند و در محیطی دوستانه و رقابتی قرار خواهند گرفت و البته از طرفی دیگر چون در این رویدادها از هنرمندان و افراد مشهور و معروف استفاده می شود ، روز به روز بر میزان قدرت، محبوبیت و اعتبار برند اضافه می شود.

بازاریابی رویدادی

استراتژی بازاریابی رویدادی موفق و تاثیرگذار است که می تواند در مورد خدمت یا محصولی اطلاعاتی را ارائه بدهد و همچنین شبب شود اعتبار آن به شرکت کنندگان انتقال داده شود. با ارائه یک برگ تخفیف یا مسابقه و نمونه مجانی می توان این احساس را به مشتریان داد که سود خواهند برد و فقط در یک اقدام بازاریابی شرکت نکرده اند.

بازاریابی رویدادی بر خلاف تبلیغاتی که یک پیام همگانی را از طریق رادیو ، تلویزیون و … به همه منتقل می کند سبب می شود که هدف فقط گروه خاصی از افراد باشند که در زمان تجمع حضور داشته اند.

شناسایی درست مخاطبان هدف و ایجاد تجربه ی در خاطر شرکت کنندگان به عنوان یکی از اصلی ترین رموز موفقیت در یک بازاریابی رویداری تاثیر گذار است.

در نهایت باید بدانید که برگزاری رویداد و ایونت در هر کسب و کار و زمینه ی می تواند پیامدهای مثبت و بسیار باتاثیری را برای شما داشته باشند به شرط آنکه به درستی برگزار شود.